Fortsatt forbedringspotensial i gjennomføringen av systematisk ferdigstillelse

Den første veilederen for systematisk ferdigstillelse (SF) ble utarbeidet av Johansen i Atkins Norge og Hoel i Advansia i 2016. Til tross for økt oppmerksomhet gjennom årene, ser man fortsatt manglende forståelse og oppfølging av kravene til systematisk ferdigstillelse, noe som gjør det utfordrende å oppnå ønskede resultater. 

– Selv om grunnmetodikken i stor grad har forblitt uendret, har tilnærmingen til SF blitt stadig mer erfaringsbasert etter hvert som flere organisasjoner og prosjekter har implementert metodikken. Mange har også innsett at SF ikke bare handler om testing, men også om prosesser som må starte allerede ved prosjektoppstart, selv om dette i praksis ikke alltid følges godt nok opp. Samtidig har bransjens økende digitalisering gjort det stadig viktigere å håndtere store mengder informasjon på en effektiv måte, sier Christian Brødsjø, gruppeleder systematisk ferdigstillelse og senior prosjektleder i Advansia, en del av AFRY. 

Les også: Advansia etablerer egen seksjon for mottaksprosjekter

Advansia tilbyr et bredt spekter av tjenester innen prosjektledelse, digitalisering, sikkerhet og strategisk rådgivning. Med 700 dedikerte medarbeidere er virksomheten involvert i et mangfold av prosjekter innen offentlig sektor, energi og industri.

Han peker på verktøy for BIM, digitale tvillinger, FDVU-innsamling, prosjektstyring og kompetanse som sentrale områder for å møte utfordringene.

– Det handler om å finne gode verktøy som støtter prosessene, sikrer kontroll og en sømløs informasjonsflyt gjennom hele prosjektets livssyklus fra tidligfase til drift. Men til tross for teknologiske fremskritt gjenstår det fortsatt mye knyttet til konsekvent implementering og forståelse av metodikken, der menneskelige faktorer ofte utgjør en større barriere enn de teknologiske.

Han forteller at SF har fått større oppmerksomhet de siste årene og er i ferd med å bli en bransjestandard, spesielt i komplekse prosjekter med mange tekniske krav. 

– Store aktører som Statsbygg, Sykehusbygg og Bane NOR har vært viktige pådrivere for implementeringen av SF i sine prosjekter. Likevel varierer kompetansen ellers i bransjen betydelig. Manglende kunnskap om metodikken, særlig innen tidlig planlegging og tverrfaglig samhandling, gjør at SF ofte blir misforstått eller dårlig implementert. 

– For å lykkes kreves det en holdningsendring, større satsing på kompetanseutvikling, og at systematisk ferdigstillelse blir en integrert del av utdanningen og opplæringen i bransjen. Det snakkes mye om hva og hvorfor, men det er først når metodikken blir gjennomført i praksis at dens fulle betydning kommer til syne. Å følge prosessen lojalt uten å ta snarveier er avgjørende for suksess, sier Brødsjø.

Han får støtte av Per-Ivar Mikkelsen, prosjektleder systematisk ferdigstillelse i Advansia, som forteller at selskapet har vært en pioner innen systematisk ferdigstillelse og har spilt en sentral rolle i utviklingen av veilederen fra 2016. 

– Vi bygger nå videre på erfaringene med en dedikert avdeling som samler noen av bransjens mest erfarne fagfolk innen SF, samtidig som vi rekrutterer nye talenter for å tilføre friske perspektiver. Målet vårt er å evaluere og videreutvikle metodikken for å sikre vellykkede prosjekter for kundene. Vi bruker også vår brede kompetanse innen ITB, systematisk FDVU-innsamling, eiendomsdrift, fremdriftsplanlegging og LEAN, samt prosjekt- og byggeledelse. I tillegg benytter vi Advansias digitale ekspertise for å ligge i forkant av teknologiske trender og sikre sømløs informasjonsflyt i komplekse prosjekter.

Han peker på mottaksprosjekter som en viktig del av tilnærmingen og et område som spiller en nøkkelrolle i systematisk ferdigstillelse. 

– Fokus på mottaksprosjekter gir en helhetlig tilnærming som legger til rette for en smidig overgang fra byggeprosjekt til driftsfase. Involveringen av riktig driftspersonell og brukere bør forankres og struktureres gjennom mottaksprosjekter, slik at relevante innspill gis til rett tid, og de rette personene deltar i opplæring og testing.

– Gjennom tett samarbeid med prosjekteiere, brukere og driftspersonell sørger vi for at bygget er både teknisk funksjonelt og tilpasset brukernes behov før overlevering. I sluttfasen er dessuten mottaksprosjektets virksomhetstester avgjørende for å verifisere driftsklarhet og sikre at organisasjonen er forberedt på å overta driften med nødvendig opplæring og etablerte interne prosedyrer, sier han.

Brødsjø forteller at varierende forståelse av begrepet «systematisk ferdigstillelse» er en av de største utfordringene. 

– Mange ser fortsatt på metodikken som et formelt krav fremfor en integrert del av prosjektgjennomføringen, noe som ofte resulterer i en halvhjertet implementering. Manglende kompetanse og ressurser, særlig i prosjektets tidlige faser, forverrer denne utfordringen ytterligere. For å lykkes med systematisk ferdigstillelse er det avgjørende å legge et solid fundament allerede i prosjekteringsfasen, hvor mye av prosjektets suksess avgjøres. Riktig forståelse kan både tilføres prosjektene gjennom erfarne fagpersoner som leder prosessene, og bygges opp gjennom målrettet kompetanseutvikling. Begge deler er nødvendige for å lykkes.

– En annen sentral utfordring er prosjektkulturen. Åpenhet, samarbeid og vilje til endring er avgjørende for å lykkes med systematisk ferdigstillelse, men bransjens tradisjonelle arbeidsmetoder preges ofte av siloer og begrenset samhandling mellom aktørene. Dette hemmer effektiv implementering. For å overvinne disse utfordringene kreves tydelig ledelse, kontinuerlig kompetanseheving og en prosjektkultur som fremmer samarbeid, åpenhet og delt ansvar for kvalitet gjennom hele prosjektets livssyklus. Selv om det kan være krevende å endre etablerte arbeidsmetoder raskt, er kontinuerlig forbedring avgjørende for å oppnå varige resultater, sier Brødsjø.

Per-Ivar Mikkelsen, prosjektleder systematisk ferdigstillelse peker på veilederen fra 2016 som svært relevant for å beskrive de utfordringene byggebransjen står overfor, og hvorfor en metodisk tilnærming til systematisk ferdigstillelse er avgjørende for å lykkes.

– I tillegg til veilederen for SF fungerer FMI-veilederen (Funksjon Modenhets Index), utgitt i 2023, som et verdifullt supplement ved å gi prosjektene muligheten til å rapportere enhetlig på statusen for SF. Likevel ser vi et behov for en revisjon av veilederen, eller i det minste utvikling av tilhørende prosedyrer og maler, som kan gi en mer praktisk tilnærming til hvordan metodikken best implementeres i dagens prosjekter. Dette er spesielt viktig med tanke på de erfaringene som er gjort de siste årene, samt den økende digitaliseringen i bransjen. Det er også avgjørende å etablere felles begreper og en enhetlig forståelse for å unngå misforståelser. I dag benytter bransjen ofte ulike begreper med forskjellige betydninger, noe som kan skape forvirring.

– Et godt utgangspunkt for en felles forståelse er å bygge videre på definisjonene i NS 6450. I tillegg bør NS 6450, ITB-standarden NS 3935 og veilederen harmoniseres slik at de utfyller hverandre på en helhetlig måte, avslutter Mikkelsen og Espen Iversen, prosjektleder systematisk FDVU-innsamling i Advansia. 

Lær mer på foredraget «Systematisk ferdigstillelse: Mennesker, kultur og opplæring i fokus» på ITB Konferansen torsdag 14. november på Ambassaden i Oslo. Der skal Per-Ivar Mikkelsen snakke om vanlige fallgruver og hvordan kompetanseutvikling og en sterk prosjektkultur kan bidra til å realisere de fulle gevinstene av SF. Advansia vil som partner være representert med stand under hele konferansen.