Ny plattform automatiserer anbuds-prosesser og oppfølging av avtaler

– Både jeg og min med-gründer, Dagfinn Edvardsen, har jobbet med drift og forvaltning av eiendom, blant annet for BOB i Bergen. Der fikk vi mandat til å jobbe med nytenkning og innovasjon i eiendomsbransjen, og vi så raskt mange muligheter og  at hele bransjen burde digitaliseres og utvikle en høyere grad av innovasjon for å være konkurransedyktig. Kombinert med vår entreprenøriske tilnærming, så vi at dette kunne bli veldig stort, og bestemte oss for å etablere et eget uavhengig selskap. Det hele begynte med oppsparte penger og en lånt PC, sier Anders Daniel Brekke, CMO i Really!.

Selskapet ble etablert i 2020 og har gjennom årene utviklet en plattform som forenkler, effektiviserer og beriker prosessene med anskaffelser, effektuering og forvaltning av eiendomstjenester. 

Brekke forteller at de under etableringen jobbet etter ideen om lansering av et «minimal viable product».

– Vi hadde en klar formening om hvor vi skulle begynne og hva vi skulle gjøre, og hadde mål om å lansere et produkt i markedet i løpet av de første 90 dagene og signere den første kunden i løpet av de første 100 dagene. Begge deler er ekstremt hårete, men vi greide det, selv om det var mye «strikk og binders» i starten. 

Pro+ er deres nyeste tjeneste som utelukkende er designet for å effektivisere og forenkle prosessene rundt innkjøp og forvaltning av eiendomstjenester.

Saken fortsetter under bildet:
 

– Vi har utviklet et system som er ekstremt godt på innkjøp og håndtering av anbudsprosessen, samt administrasjon av avtalene. For ikke å bli enda et system som man må logge seg på, er vi opptatt av samarbeid med andre teknologileverandører. Vi jobber derfor tett sammen med leverandører av FDVU-systemer slik at kundene som forvalter eiendom kan hoppe sømløst mellom vår tjeneste og eksisterende systemer.

– Om man bruker en FDV-plattform og har all dokumentasjon som brukes aktivt i driften, eksempelvis til oppretting av avvik og vedlikeholdsplaner, kan man åpne modulen vår og lukke avvikene og utføre jobben med eksisterende leverandører, eller sette den ut på anbud direkte fra FDV-systemet, sier han.

Som en del av oppsettet på plattformen lager kunden predefinerte anbudsregler som fungerer automatisk når det settes ut et anbud.

– Om du ser på et næringsbygg kan man sette regler om at alle oppdrag under NOK 100 000 skal tildeles eksempelvis det elektrikerfirmaet selskapet allerede har en rammeavtale med. Om det er over NOK 100 000 ønsker man ofte større konkurranse og man kan åpne for å ta inn flere predefinerte leverandører som kan gi tilbud på oppdraget. Om det er enda større kan man åpne for at alle elektroleverandører på plattformen kan komme med tilbud. På den måten kan man lage ulike regler for hvert fag og bygge et eget leverandørnettverk med preferanser og regler. Vår teknologi og AI sørger for at dette fungerer sømløst i praksis. Så lenge reglene er satt opp riktig så slipper driftsorganisasjonen å kontrollere i etterkant, sier han.

– Stavanger kommune har en driftsorganisasjon på 90 personer, og da forstår man at det blir en stor jobb å påse at alt blir gjort riktig i forhold til inngåtte avtaler. Med vårt system sørger man for at alle ansatte automatisk følger avtalene som er inngått med de ulike leverandørene. Tjenesten forenkler oppfølging og bruk av inngåtte avtaler.

– Vi bruker også store språkmodeller for å hjelpe bestillere med å skrive presise forespørsler på jobbene de ønsker å få priset. Desto bedre forespørsel, jo enklere blir det for leverandøren å forstå oppdrag og gi et godt tilbud. Vi jobber også med analyse av tilbudene for å kunne gi anbefalinger til bestiller basert på tilbudene man har fått. Vi ser også store muligheter med å berike data som ligger i FDV-systemet når man skal legge ut anbud, sier han.

Brekke forteller at samarbeidet med leverandørene er todelt mellom kundens etablerte kunder og resten av markedet.

– Med tjenesten Pro+ er det opp til kunden å bygge sitt eget leverandørnettverk, definere hvilke leverandører som mottar forespørselen og hvilke avtalevilkår som skal gjelde. I tillegg har vi samarbeidsavtaler på omtrent 200 tjenesteleverandører innen ulike fag og geografiske områder i landet. Selv om det er opp til kunden å bestemme hvem man ønsker å sende anbud til, er det ingen begrensninger på hvem som kan motta forespørsler eller anbud.

- Vi begynte med 14 leverandører som vi kjente fra før, men nå får vi ukentlig forespørsel fra leverandører som ønsker å delta. For å sørge for høy kvalitet på leverandørene har vi et kvalitetssystem som sjekker leverandøren før de «onboardes» på plattformen, slik at alle kan inkludere de i sitt leverandørnettverk. Siden det er gratis for leverandører å delta på plattformen må vi ha muligheten til å stille krav til økonomi og kompetanse. Vi oppfordrer blant annet faglige sertifiseringer og Startbank-sertifisering, litt avhengig av hvilket fag det gjelder. I tillegg gjennomfører vi kvalitetsvurderingen hver sjette måned slik at vi kan stå inne for at leverandørene innfrir kravene våre, sier han.

I dag har selskapet kunder fra både det offentlige og private, noe de ikke hadde for et år siden.

– Nå strekker kundene seg fra små borettslag med åtte leiligheter til landets største kommune. Tidligere bar vi mer preg av å være en markedsplass hvor man koblet leverandører mot hver enkelt forespørsel, men det siste året har vi utviklet en helthetlig skreddersydd plattform som gjør at de profesjonelle eiendomsaktørene ser relevansen. Det er veldig gøy å se at Pro+ løsningen har vind i seilene.

Selskapet er, som andre teknologileverandører, opptatt av å utforske videre bruk av kunstig intelligens.

– Selv om vi fortsatt er i startgropen med AI ser vi at vi kan skape merverdi både for leverandør og bestiller. Vi er også opptatt av å samarbeide med andre IT-leverandører for å unngå at det blir en jungel av plattformer. Det blir derfor avgjørende å utvikle vårt eget digitale økosystem sammen med andre systemer, avslutter Brekke.