Systematisk ferdigstillelse krever kompetanse og rolleforståelse

– Jeg har jobbet med ITB og byggautomasjon i mange år og leder i dag en avdeling som besitter kompetanse på elektro, VVS, ITB og byggautomasjon. Alle jobber med energi og miljø, men nå søker vi også etter energi- og miljørådgivere. Vi jobber primært for byggherre, men også entreprenører, og ønsker å utfordre kundene til å tenke ut av boksen. Selv om vi leverer automasjon, VVS og elektro må vi tenke bærekraft, gjenbruk og ombruk. Bærekraftmålene mot 2030 er noe alle har ansvar for, sier Ketil Kufås Gjerde, avdelingsleder for energi og teknikk i Fokus Rådgivning. Selskapet har kontorer i Sandvika med kort avstand til togstasjonen. 

Han forteller om flere årsaker til utfordringer i forbindelse med systematisk ferdigstillelse.

– ITB og systematisk ferdigstillelse er min lidenskap, men også store frustrasjon. Dessverre ser jeg at mange prosjekter ikke får til systematisk ferdigstillelse. Det er mange grunner til det. Uavhengig av om du er ITB-ansvarlig, prosjekteringsleder eller prosjektleder er kommunikasjon det først du må tenke på. I prosjekter hvor man ikke snakker sammen har man tapt. Hver gang en i prosjektet oppdager en feil og forteller meg om det, blir jeg glad. Det handler om tverrfaglig kommunikasjon og at man sier ifra at man har et problem. Man kan ikke forskyve problemer, de vil uansett dukke opp. Kommunikasjon er en forutsetning for å levere gode prosjekter.

– Jeg kan komme inn i et prosjekt to måneder før prøvedrift er ferdig og oppdage masse feil. Da sitter jeg på byggherre-siden og har ikke vært med i tidligfase, men skal kontrollere leveransen mot kontrakt. Hvordan kan vi akseptere så mange avvik i en leveranse i 2023, spør han oppgitt.
 

Han forteller at mange fortsatt tror at systematisk ferdigstillelse bare handler om sluttfasen, men at det ikke stemmer. 

– Systematisk ferdigstillelse handler om å starte planleggingen tidlig og å gjennomføre den i hele prosjektet. Det handler også om å detaljere kritiske funksjoner så tidlig som mulig. Man kan ikke komme til byggefasen før man oppdager at ting ikke fungerer. Alt som er kritisk må detaljers tidlig, også for å se at det økonomisk forsvarlig.

Han anbefaler alle å gjennomføre en «table-test» med entreprenører, leverandører og prosjekterende for å se gjennom funksjonsbeskrivelser, systemskjema og dokumentasjon fra leverandørene før man bestiller. 

– Man kan også gjennomføre en teoretisk «table-test» helt i starten hvor man ser på om det overordnede vil fungere. Før man lager funksjonsbeskrivelser må man definere malverk og hvilket tverrfaglig merkesystem som skal brukes. Jeg anbefaler også å lage test-prosedyrer samtidig som man utarbeider funksjonsbeskrivelser og systemskjema. 

– Når folk sier de bruker systematisk ferdigstillelse ser jeg at det ofte bare brukes halvveis. Mange kjenner eksempelvis ikke til akseptkriterier for dokumenter. Systematisk ferdigstillelse handler om avvikshåndtering i alle fasene av et prosjekt og når man lager en funksjonsbeskrivelse, må man på forhånd ha definert akseptkriterier. Man må vite hva man skal levere av dokumenter og når man er ferdig med et dokument må man sjekke at akseptkriteriene er godkjent. Dette gjelder i alle fasene i et prosjekt, men jeg ser at det ofte ikke brukes. Mange vet ikke hva som skal til for å godkjenne et dokument og det fører til at det ofte ikke blir gjort. Det er et stort behov for opplæring i hva systematisk ferdigstillelse faktisk innebærer, sier han.

Han forteller at i mindre prosjekter har ITB-ansvarlig ofte ansvaret for systematisk ferdigstillelse, og at en person kan ha flere roller. 

– Jeg har jobbet med offentlige byggherrer som er flink til å bruke NS 3935:2019, men blant private bedrifter brukes standarden i varierende grad. ITB-standarden sier at man skal ha en ITB-ansvarlig hos byggherre og en RITB og en systemintegrator hos totalentreprenøren. Det jeg har erfart er at samme person har alle rollene og sitter hos entreprenøren. Det kan være krevende fordi ITB-ansvarlig skal overvåke prosessen og sikre at overordnet funksjonalitet blir detaljert tidlig. RITB skal ivareta føringene fra ITB-ansvarlig. Når en person har alle rollene, blir det vanskelig å kontrollere prosjektet, spesielt når man jobber for en entreprenør som vil bruke minst mulig timer. 

– Om en person har alle tre rollene fungerer ikke systematisk ferdigstillelse. Man må ha en egen ITB-ansvarlig som sitter hos byggherre. Når ITB-ansvarlig sitter hos entreprenøren skal man levere i henhold til kontrakt, men en ITB-ansvarlig som sitter hos byggherre vil ofte bruker mer tid på rollen, sier Gjerde.
 

– Først og fremst krever det at man har riktig mandat og at den som har ansvaret for systematisk ferdigstillelse og ITB sitter på samme nivå som prosjekteringsleder i organisasjonen. Jeg har erfaring med å sitte organisatorisk under prosjekteringsleder som ikke er interessert i systematisk ferdigstillelse. Da sier det seg selv at det blir vanskelig.

– Det andre er forankring i organisasjonen. Byggherre må forankre systematisk ferdigstillelse internt og sørge for at det blir brukt i hele prosjektet. Det betyr at man må være interessert og sørge for at også ITB-ansvarlig og entreprenøren er fremoverlent. Byggherre kan ikke bare si at man bruker systematisk ferdigstillelse, men delta aktivt i rollen.

– Om man velger systematisk ferdigstillelse i prosjektet må man kunne svare på hvorfor man velger det. Jeg hadde nettopp en telefon med en entreprenør som sa de ikke brukte systematisk ferdigstillelse fordi det krevde for mye ressurser. Jeg forklarte at systematisk ferdigstillelse skal være til hjelp i prosjektet, ikke en ekstra kostnad.

– Jeg skal ikke svartmale hele bransjen for mange gjør det også bra. Det er viktig å forstå at systematisk ferdigstillelse må tilpasses det enkelte prosjekt. Man trenger ikke 50 sider med plan for systematisk ferdigstillelse på et lite prosjekt. Det handler om å tilpasse alt til prosjektets størrelse, avslutter Gjerde.